Julkisen sanan neuvoston tietosuojaseloste

Tämä on Julkisen sanan neuvoston (JSN) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä. Laadittu: 30.6.2023. Viimeksi päivitetty: 31.10.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Julkisen sanan neuvosto /

Julkisen sanan neuvoston kannatusyhdistys ry

Fredrikinkatu 25 A 8

00120 Helsinki

2. Yhteyshenkilö

Jukka Hiiro, valmistelija

[email protected]

3. Rekisteröityjen ryhmät

Henkilötietorekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:

– Kantelijat

– Neuvoston jäsenet ja varajäsenet

– Yleisön edustajiksi hakevat

– Työntekijät ja työnhakijat

– Neuvonnan asiakkaat

– Tiedotusrekisteri

– Tapahtumien osallistujat

– Verkkosivujen vierailijat

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitukset

Kantelijat

JSN:lle kantelun tehneiden henkilöiden tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Kantelijoiden tietoja käytetään kantelun käsittelyyn Julkisen sanan neuvostossa sekä yhteydenpitoon kantelijan kanssa. Kantelijoiden tiedot eivät muodosta yhtenäistä henkilörekisteriä, vaan kunkin kantelijan tiedot ovat ainoastaan hänen laatimassaan kantelussa.

Kantelijan nimi kerrotaan kantelun kohteena olevan tiedotusvälineen päätoimittajalle ja se tulee myös neuvoston jäsenten tietoon. Päätoimittajat ovat sitoutuneet noudattamaan JSN:n ohjeita, joiden mukaan kantelijan nimi on julkinen tieto, mutta sitä ei julkaista. Kantelijoiden yhteystietoja ei luovuteta neuvoston ulkopuolisille. 

Kanteluihin liittyviä tietoja voidaan käsitellä myös yleisen edun perusteella.

Neuvoston jäsenet ja varajäsenet

Neuvoston jäsenten henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Lisäksi tietoa ruokavaliosta voidaan käsitellä suostumuksen perusteella. Tietoja käytetään Julkisen sanan neuvoston kokousten järjestämiseen liittyvissä tarkoituksissa, yhteydenpitoon, matkajärjestelyihin sekä kokouspalkkioiden ja matkakorvausten maksuun.

Julkisen sanan neuvosto julkaisee esimerkiksi verkossa ja vuosikertomuksissa neuvoston jäsenten sekä varajäsenten nimet ja ammatit sekä heidän edustamansa organisaatiot. Lisäksi nimet julkaistaan neuvoston tekemissä ratkaisuissa. Yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Yleisön edustajiksi hakevat

Yleisön edustajiksi hakevien henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Tietoja käsitellään yleisön edustajien valitsemiseksi Julkisen sanan neuvoston jäseniksi.

Työntekijät ja työnhakijat

Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on ensisijaisesti sopimus ja toissijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Työnhakijoiden osalta käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hoitaa työsuhteeseen liittyvät asiat työnantajan ja työntekijöiden sekä hakijoiden välillä.

Julkisen sanan neuvosto julkaisee esimerkiksi verkossa ja vuosikertomuksissa työntekijöiden nimet ja työhön liittyvät yhteystiedot.

Neuvonnan asiakkaat

Julkisen sanan neuvoston puhelin- ja muun neuvonnan asiakkaiden henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Tietoja käytetään neuvontaan liittyviin tarkoituksiin ja yhteydenpitoon.

Tiedotusrekisteri

Julkisen sanan neuvostolla on tiedotteiden lähettämistä varten sähköpostiosoitelista. Tiedotusrekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on ensisijaisesti rekisteröityjen antama suostumus ja toissijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Tiedotusrekisteriin voi ilmoittautua tai siltä voi pyytää poistamaan tietonsa lähettämällä vapaamuotoinen viesti osoitteeseen [email protected].

Tapahtumien osallistujat

Tapahtumien osallistujien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on osallistujien antama suostumus. Tietoja käsitellään vain tapahtumien järjestelyihin liittyen sekä niihin liittyvässä yhteydenpidossa ja tiedotuksessa.

Verkkosivujen vierailijat

Verkkosivuston vierailijoiden tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten.

Ei-välttämättömien evästeiden käyttöön voidaan pyytää suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysajat

Kantelijat

– Nimi

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite

– Kanteluun liittyvät tiedot (kantelulomakkeen sisältö)

– Kanteluun liittyvien liitetiedostojen sisältämät tiedot

– Mahdollinen kirjeenvaihto kantelijan ja kantelun kohteena olevan tiedotusvälineen kanssa

– Muut kantelijan neuvostolle toimittamat tiedot

Kanteluun liittyviä tietoja käsitellään kantelun käsittelyn ajan sisältäen mahdollisen muutoksenhaun ja uudelleenkäsittelyn. Kantelijoiden tiedoista ei muodosteta yhtenäistä rekisteriä.

Kaikki kanteluun ja sen käsittelyyn liittyvä materiaali tallennetaan pysyvästi JSN:n sisäiseen sähköiseen arkistoon. Muussa kuin sähköisessä muodossa olevat kantelut digitoidaan ja alkuperäistä manuaalista aineistoa säilytetään vuoden ajan käsittelyn päättymisestä, minkä jälkeen se tuhotaan.

Neuvoston jäsenet ja varajäsenet

– Nimi

– Henkilötunnus

– Ammatti

– Organisaatio, jota edustaa, ja tehtävänimike

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite

– Mahdollinen erikoisruokavalio

– Mahdolliset matkoihin liittyvät tiedot sekä matkalaskut

– Tilinumero

– Julkisen sanan neuvoston jäsenyysaika

Tietoja säilytetään neuvoston jäsenyyden ajan sekä tarvittavan ajan sen jälkeen esimerkiksi palkkioiden maksua varten.

Yleisön edustajiksi hakevat

– Nimi

– Ammatti

– Organisaatio, jota edustaa, ja tehtävänimike

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite

– Ansioluettelo

– Hakemus

Tietoja säilytetään valintaprosessin ajan. Jos hakijaa ei valita yleisön edustajaksi, tiedot poistetaan valintapäätöksen jälkeen tai erikseen sovitun säilytysajan päättyessä. Hakijoiden nimiä ei julkisteta.

Työntekijät ja työnhakijat

– Nimi

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite

– Pikaviestisovellusten ja somepalvelujen (esim. WhatsApp) käyttöön liittyvät suostumukset ja käyttäjätunnukset

Työntekijöillä työsuhteeseen liittyvät tiedot

– Henkilötunnus

– Työtehtävät, työaika- ja palkkatiedot

– Tilinumero

– Ansioluettelo

– Työnantajan antamat työhön liittyvät laitteet ja niihin liittyvät muut tiedot

– Pilvipalvelujen ja muiden työhön liittyvien järjestelmien käyttäjätunnukset

– Muut työsuhteeseen liittyvät tiedot

Työnhakijoilla hakemukseen liittyvät tiedot

– Hakemus

– Ansioluettelo

Työntekijöiden tietoja säilytetään työsuhteen ajan sekä tarvittavan ajan sen jälkeen työnantajan velvollisuuksien täyttämiseksi. Työnhakijoiden tiedot poistetaan rekrytoinnin päättyessä tai hakijan kanssa erikseen sovitun säilytysajan päättyessä.

Neuvonnan asiakkaat

– Nimi, mikäli asiakas sen kertoo

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite

Neuvonnan asiakkaiden tietoja säilytetään vain väliaikaisesti, eikä niistä muodosteta yhtenäistä rekisteriä.

Tiedotusrekisteri

– Nimi

– Sähköpostiosoite

– Organisaatio ja tehtävänimike, mikäli rekisteröity on sen kertonut

Tiedotusrekisterissä olevien henkilötietoja säilytetään suostumuksen voimassaolon ajan tai kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa poistua JSN:n tiedotteiden sähköpostilistalta.

Tapahtumien osallistujat

– Nimi

– Yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite

– Organisaatio ja tehtävänimike

– Mahdollinen erikoisruokavalio

– Muut tarvittavat tapahtuman järjestämiseen liittyvät tiedot

Tapahtumien osallistujien tietoja säilytetään korkeintaan vuoden ajan tapahtuman jälkeen. Tiedot poistetaan tätä aiemmin, mikäli henkilö peruu antamansa suostumuksen tietojen käsittelyyn.

Verkkosivujen vierailijat

– IP-osoitteet

– Välttämättömät evästeet

– Ei-välttämättömät evästeet ja niiden käytön perusteena olevat suostumukset

Tietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan verkkosivuston turvallisuudesta huolehtimiseen. Evästeiden käyttötarkoituksista ja säilytysajoista kerrotaan tarkemmin verkkosivujen evästeilmoituksen yhteydessä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kantelijat

Kantelijoiden tiedot saadaan pääsääntöisesti JSN:n verkkosivujen sähköisen kantelulomakkeen kautta. Lisäksi kanteluita voidaan ottaa vastaan muulla tavoin perustellusta syystä.

Neuvoston jäsenet ja varajäsenet

Neuvoston jäsenten ja varajäsenten tiedot saadaan viestimien edustajien osalta JSN:n kannatusyhdistykseltä, joka valitsee heidät neuvoston jäseniksi. Neuvoston yleisön edustajien tiedot saadaan heiltä itseltään, kun he hakevat neuvoston jäseniksi.

Yleisön edustajiksi hakevat

Yleisön edustajiksi hakevien tiedot saadaan heiltä itseltään hakemuksen yhteydessä.

Työntekijät ja työnhakijat

Työntekijöiden ja työnhakijoiden tiedot saadaan pääasiassa heiltä itseltään mm. työhakemuksista, työsopimuksista ja muista tilanteista.

Neuvonnan asiakkaat

Neuvonnan asiakkaiden tiedot saadaan JSN:n neuvontakanavien yhteydenottojen kautta.

Tiedotusrekisteri

Tiedotusrekisteriin kuuluvien tiedot saadaan ensisijaisesti tilanteessa, jossa he ilmoittavat haluavansa liittyä JSN:n sähköpostilistalle. Lisäksi tiedotusrekisteriin lisätään henkilöitä, joille JSN:n tiedotteiden saaminen katsotaan liittyvän heidän työtehtäviinsä. Tässä tapauksessa käytetään henkilöiden työsähköpostiosoitteita.

Tapahtumien osallistujat

Tapahtumien osallistujien tiedot saadaan pääsääntöisesti tapahtumien ilmoittautumislomakkeiden kautta.

Verkkosivujen vierailijat

Tiedot kerätään automaattisesti verkkosivujen vierailujen yhteydessä sekä tilanteissa, joissa vierailija antaa suostumuksen ei-välttämättömien evästeiden käyttöön.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset, tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja henkilötietojen käsittelijät

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Seuraavat arkistoidut tiedot kanteluista luovutetaan Kansallisarkistoon sen kanssa erikseen sovittavin määräajoin:

Alkuperäinen kantelu yhteystietoineen ja liitteineen

Kantelun kohteena oleva juttu, käsittelyynottopäätös, päätoimittajan vastaukset, neuvoston ratkaisu, mahdollinen muutoksenhakupyyntö, sen ratkaisu sekä mahdollinen langettavaan ratkaisuun liittyvä dokumentaatio

Erittäin arkaluontoisissa asioissa Kansallisarkistoon luovutettava materiaali anonymisoidaan. Päätöksen anonymisoinnista tekee neuvoston puheenjohtaja.

Muilta osin rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta Julkisen sanan neuvoston ulkopuolelle muihin kuin tässä selosteessa mainittuihin alkuperäisiin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle rekisterinpitäjän ja sen käyttämien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta. Tietojen siirtoperuste on Euroopan komission päätös kohdemaan riittävästä tietosuojasta. Riittävyyspäätöksen nojalla tietoja voidaan siirtää myös Yhdysvaltoihin tahoille, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin. Lisäksi tietoja voidaan siirtää rekisteröidyn antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijöille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus. Tällöin henkilötietojen käsittelijä käyttää siirrettyjä tietoja Julkisen sanan neuvoston puolesta ja lukuun.

Yleiset:

– Verkkosivujen ylläpito- ja kehityspalvelut

– Sähköposti- ja pilvipalveluntarjoajat (Microsoft, Lounea)

– Microsoftin käyttämät alakäsittelijät

– Google Workspace -pilvipalvelu

– Googlen käyttämät alakäsittelijät

– Tilitoimisto ja muut laskutukseen ja kirjanpitoon käytetyt palvelut

– Pikaviestisovellukset ja sosiaalisen median palvelut (esim. WhatsApp ja Facebook): mikäli olet ottanut meihin yhteyttä ko. palvelujen kautta tai antanut suostumuksen yhteydenpitoon niiden kautta.

– Verkkosivujen 3. osapuolten kävijäseuranta- ja markkinointipalvelut: ei-välttämättömien evästeiden suostumusten mukaisesti.

Työntekijät:

– Puhelin- ja IT-palveluntarjoajat

– Palkanmaksuun käytetyt palvelut

– Työterveyspalvelut

– Lounas- ja virikeseteleihin liittyvät palvelut 

– Vakuutusyhtiöt

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Manuaalisesti säilytettävät henkilötietoja sisältävät materiaalit säilytetään neuvoston toimistolla asianmukaisesti suojattuina. 

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Julkisen sanan neuvosto ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tiedotusrekisterissä oleva voi pyytää poistamaan tietonsa lähettämällä vapaamuotoinen viesti osoitteeseen [email protected].

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.